ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
|
|
НАЦИОНАЛЬНЫЙ
СТАНДАРТ
РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
|
ГОСТ Р ИСО
22310-
2009
|
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. РУКОВОДСТВО ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ
СТАНДАРТОВ, УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАМИ
ISO 22310: 2006
Information and documentation - Guidelines for standards drafters records
management requirements in standards
|
Москва
Стандартинформ
2010
|
Цели и принципы стандартизации
в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ
«О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов
Российской Федерации - ГОСТ Р
1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»
Сведения о стандарте
1 ПОДГОТОВЛЕН
Государственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским институтом
документоведения и архивного дела «ВНИИДАД» на основе аутентичного перевода на
русский язык международного стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН
Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация,
библиотечное и издательское дело»
3 УТВЕРЖДЕН И
ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию
и метрологии от 15 декабря 2009 г. № 1260-ст
4 Настоящий
стандарт идентичен международному стандарту ИСО 22310:2006 «Информация и документация.
Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами» (ISO 22310: 2006 «Information and
documentation - Guidelines for standards drafters records management
requirements in standards», IDT)
При применении настоящего
стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов
соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о
которых приведены в дополнительном приложении
ДА
5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Информация об изменениях к настоящему стандарту
публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные
стандарты», а текст изменений и правок - в ежемесячно издаваемых информационных
указателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены
настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в
ежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты».
Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в
информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального
агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет
СОДЕРЖАНИЕ
Все большее число
стандартов содержит требования, касающиеся создания, использования и управления
документами. Поэтому важно, чтобы новые стандарты являлись дополнениями
стандартов ИСО 15489-1:2001 и ИСО/ТО 15489-2:2001 для того, чтобы документы,
разрабатываемые на основании их требований, оставались последовательными,
аутентичными и единообразными.
В стандартах ИСО ТК 46/ПК
11 говорится о необходимости обеспечения взаимодействия международных
стандартов. Поэтому настоящий стандарт о требованиях к управлению
документацией, устанавливаемых в стандартах ИСО, разрабатывался как
дополнительное руководство к Директивам ИСО/МЭК.
Цель настоящего стандарта
- содействие специалистам, разрабатывающим новые либо корректирующим устаревшие
требования к управлению документами, заложенные в стандартах, а также
обеспечивающим соответствие этих требований вышеупомянутым критериям
последовательности и функциональной совместимости.
Следование настоящим руководящим
принципам предполагает включение в стандарты ИСО/МЭК по управлению документами
дополнительных требований, разработанных на основании общих требований,
представленных в ИСО 15489.
Применение настоящих
руководящих принципов обеспечит взаимодействие вышеназванных стандартов и
соответствие им других стандартов по управлению документами и системами с целью
их совместного использования заинтересованными организациями.
Технические комитеты ИСО,
ответственные за разработку общих требований к управлению документами в
стандартах, отвечают за обеспечение целостности своих стандартов. Эти
технические комитеты проводят отраслевую политику и обеспечивают дальнейшее
руководство в области развития стандартов для каждой отрасли. Такое руководство
является дополнением к руководящим указаниям настоящего стандарта.
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ.
РУКОВОДСТВО ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ
СТАНДАРТОВ, УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАМИ
System of standards on information,
librarianship and publishing. Information and documentation.
Guidelines for standards drafters records management requirements in
standards
|
Дата введения - 2010-07-01
Настоящий стандарт
объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1,
ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты,
регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены
различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты
расширенной структуры управления документацией.
Содержащиеся в настоящем
стандарте указания дополняют правила выполнения технической работы и
методологию разработки международных стандартов, установленные Директивами
ИСО/МЭК.
Настоящий стандарт
предназначен для использования всеми организациями ИСО, участвующими в
разработке проблем управления документами или требований к документации в
стандартах. Он также может использоваться организациями, не входящими в состав
ИСО, но применяющими стандарты ИСО на международном, региональном или
национальном уровне и находящимися в процессе разработки стандартов и/или
соответствующих документов, устанавливающих требования к управлению
документами.
Примечание - Значение термина
«стандарт» в настоящем стандарте охватывает целый ряд документов разных видов,
а именно: международные стандарты, руководящие принципы ИСО/МЭК, технические
спецификации, технические отчеты, общественно доступные спецификации и
международные рабочие соглашения, если не указывается конкретный вид документа.
В настоящем стандарте
использованы датированные и недатированные ссылки на международные стандарты.
При датированных ссылках последующие редакции международных стандартов или
изменений к ним действительны для настоящего стандарта только после внесения
изменений к настоящему стандарту или путем подготовки новой редакции настоящего
стандарта. Для недатированных ссылок действительно последнее издание стандарта,
на который была произведена ссылка, включая поправки.
ИСО 15489-1:2001
Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования (ISO 15489-1:2001, Information and
documentation - Records management - Part 1: General)
ИСО/ТО 15489-2:2004 Информация
и документация. Управление документами. Часть 2. Руководящие принципы (ISO/TR 15489-2, Information and documentation
- Records management - Part 2: Guidelines)
ИСО 23081-1 Информация и
документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы (ISO 23081-1, Information and documentation -
Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles)
ИСО/МЭК Руководство 2.
Стандартизация и смежные виды деятельности. Общий словарь
(ISO/IEC Guide 2, Standardization and related activities - General vocabulary)
МЭК 82045-1 Управление
документами. Часть 1. Принципы и
методы (IEC 82045-1,
Document management - Part 1: Principles and methods)
ИСО/МЭК Директивы, Часть
2. Правила для структурирования и проектирования международных стандартов
(ISO/IEC Directives, Part 2, Rules for the structure and drafting of
International Standards)
В настоящем стандарте
применены термины, данные в Руководстве 2 ИСО/МЭК и ИСО 15489-1.
Типовые требования,
установленные в ИСО 15489, включают в себя:
- требования к созданию
документов (правила документирования) - требования, определяющие, какие конкретные
документы должны быть созданы в процессе деятельности и введены в систему
документов, а также информацию, содержащуюся в этих документах, и данные,
которые необходимо собрать об этих документах (метаданные об управлении
документами);
- требования к хранению
документов - требования, устанавливающие, как долго должны храниться документы,
и каким образом их следует передавать сторонним организациям, а также как
организовать их уничтожения;
- требования к доступу к
документам - требования, устанавливающие, кому разрешен доступ к документам и
как регулируются права доступа;
- требования к
обеспечению сохранности документов - требования, определяющие условия доступа и
использования документов;
- требования к системам,
предназначенным для создания и хранения документов;
- инструменты или
процедуры управления документами - средства типа схем метаданных, схем
классификации, касающихся безопасности и доступа, а также соответствующие
органы.
Дополнительные требования
включают в себя:
- целесообразность -
специальные требования к управлению документами, которые могут быть разработаны
только тогда, когда в этом есть необходимость и когда ссылка на ИСО 15489
является недостаточной;
- совместимость, которая
должна быть обеспечена в полном объеме в соответствии с ИСО 15489
Большинство руководящих
указаний, представленных в данном подразделе, являются дополнением к правилам,
данным в Директивах ИСО/МЭК Часть 2, которые содержат требования к структуре и
проектированию (порядку создания) международных стандартов.
В процессе разработки
нового стандарта следует учитывать совместимость и легкость использования
данного дополнения со стандартами ИСО 15489 и ИСО/МЭК 82045-1, включая
следующие аспекты:
- термины и определения;
- согласованные общие
элементы;
- использование
согласованной общей структуры с разделами, на которые следует ссылаться;
- ясность изложения (как текста,
так и оформления);
- отсутствие повторений и
противоречий.
Разработка и пересмотр
всех требований к управлению документами в стандартах должны следовать согласно
процессам, описанным в 5.3.
В организациях, где проект документа уже принят и обнародован, следует
установить области применения рекомендаций 5.3
и 4.2, основываясь на
завершенности документа.
Во всех требованиях к
управлению документами следует использовать единую терминологию для удобства их
использования. По возможности в требованиях к управлению документацией следует
использовать общие элементы (см. 5.3.3.).
5.2.1 Общие положения
Там, где предложенные
требования к управлению документами касаются какой-либо конкретной области
применения (отрасли), нижеследующие положения применяют как дополнение к
руководству, данному в 5.3
и 4.2.
5.2.2 Требования к
управлению документами, касающиеся конкретной области применения (отрасли)
a) Должны быть совместимы
и согласованы с общими требованиям к управлению документами.
b) Должна быть ясно
определена специфика этих требований и их отношения с общими требованиями к
управлению документами (например, дополнительные требования, касающиеся
определенной отрасли, пояснения или и то и другое совместно).
c) Должна быть всегда
четко обозначена специфика информации, касающаяся конкретной области применения
(например, с использованием различных типографских стилей)
5.2.3 Спецификация
разработки (техническое задание)
В случае разработки
требований к управлению документами (ИСО 15489-1 п. 3.16), следует указать
ссылку на стандарт ИСО 15489-1 и ИСО/ТО 15489-2 (в дальнейшем обозначенный как
ИСО 15489). В случаях наличия требований, касающихся конкретной области
применения (отрасли), они должны быть добавлены к основным в соответствии с
рекомендуемой структурой, описанной в настоящем стандарте.
5.2.4 Работа с отступлениями
Любое отступление от
спецификации проекта должно быть подтверждено комитетом, разрабатывающим
стандарт и задокументировано для предоставления техническому комитету
возможности обосновать эти отступления в ИСО. Кроме того, следует установить
соответствующие процедуры для внесения этих изменений. За это отвечает
технический комитет, работающий со стандартами.
5.3.1 Общие положения
Рекомендуется, чтобы в
требованиях к управлению документами для различных целей применялась
согласованная терминология и идентифицированный набор общих элементов. Это
позволит организациям осуществить внедрение стандартов на единой
методологической основе.
Совместимость требований
и удобство их использования могут быть повышены путем унификации стандартов.
Следует согласовывать такие аспекты, как структура стандарта, количество общих
элементов, а также их содержание и используемую терминологию.
5.3.2 Соответствие модели и
структуре ИСО 15489
Общая структура
требований к управлению документами должна быть основана на признанной модели и
логической систематизации требований в соответствии с этой моделью.
Выбранная модель должна
включать основные принципы, применяемые к ИСО 15489 с целью содействия:
a) пользователям в
понимании этих принципов и применении систем управления документами;
b) разработчикам
стандартов в построении последовательной и логической структуры.
Существующие модели требований
к управлению документами развиваются, и в будущем могут появиться новые модели.
Технические комитеты ИСО, разрабатывающие требования к управлению документами в
стандартах, и те, кто собирается использовать другую модель, должны
гарантировать ее совместимость со стандартом ИСО 15489 и стандартами,
разработанными другими техническими комитетами.
Примечание - Примеры использования
этих моделей приведены в ИСО 15489.
5.3.3 Общие
элементы
Если технический комитет,
разрабатывающий проект требований к управлению документами, выбирает набор
элементов, который значительно отличается от приведенного в таблице 1, то в
этом случае следует ему включать в свои документы таблицы перекрестных ссылок к
другим стандартам.
При формировании типовых
элементов требований к управлению документами следует использовать те же самые
формулировки, если подразумевается то же самое значение. Такую систематизацию
элементов рекомендуется прилагать к проекту стандарта для удобства его
использования, а также для совместного применения этого стандарта и стандарта
ИСО 15489.
Цель применения систем
управления документами так же, как и детали различных аспектов, представлены в
ИСО 15489
Таблица 1 - Типовые элементы требований к управлению документами
Основная область применения требований к управлению документами
|
Общий элемент требований
|
Типовой элемент содержания требований
|
Создание документов
|
Административные правила, определяющие, какие документы должны
быть созданы и объединены в систему документов. Кроме того, административные
правила для контроля статуса документа в течение всего его жизненного цикла и
средства для классификации и индексирования документа
|
Требования к созданию документов
|
Правила ведения деловых операций
|
Правила классификации
|
Правила индексирования
|
Требования к созданию метаданных
|
Хранение документов
|
Административные правила контроля хранения и уничтожения документов,
включая сроки хранения и экспертизу ценности
|
Специфические требования к хранению, например:
|
- юридические, налоговые, финансовые;
|
- политика организации деловых операций;
|
- интересы других заинтересованных сторон;
|
- история организации;
|
- культурные требования
|
Доступ к документам
|
Административные правила контроля и регулирования доступа
к документам и их использования
|
Ответственность за доступ включает в себя:
|
- аспекты безопасности (физические и логические);
|
- гарантии того, что обеспечение доступа не ставит под
угрозу целостность
|
Обеспечение сохранности документов
|
Административные правила контроля выбора формата
документов и процессов, связанных с обеспечением воспроизводимости документов
и возможностью их восстановления.
Требования к созданию и сбору метаданных о действиях,
производимых при работе с документами
|
Правила перемещения (миграции) документов.
|
Правила выбора программного обеспечения.
|
Руководящие принципы для выбора формата документа.
|
Требования к метаданным
|
Системы, создающие и управляющие документами
|
Системы, создающие и управляющие документами, должны
обладать качествами, гарантирующими (обеспечивающими) полноту (неизменность)
содержащихся в них документов и их соответствие требованиям организации в
отношении учета и контроля
|
Системы должны быть:
|
- надежными;
|
- целостными;
|
- легкими в применении;
|
- полными;
|
- упорядоченными
|
Инструменты и процедуры управления документами
|
Инструменты и процедуры управления должны быть
разработаны так, чтобы поддерживать структуры управления документами,
требуемые в системах управления
|
Эти инструменты могут включать в себя:
|
- схемы метаданных;
|
- схемы классификации;
|
- процедуры хранения документов;
|
- схемы классификации уровней безопасности и доступа;
|
- перечни сроков хранения;
|
- соответствующие органы власти и управления
|
Ответственность
|
Ответственность за информацию должна быть распределена и
оцениваться в соответствии с контекстом деловой деятельности
|
|
Таблица ДА.1
Обозначение ссылочного международного стандарта
|
Степень соответствия
|
Обозначение и наименование соответствующего
национального стандарта
|
ИСО 15489-1:2001
|
IDT
|
ГОСТ Р ИСО
15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Управление документами. Общие требования»
|
ИСО/ТО 15489-2
|
|
*
|
ИСО 23081-1
|
IDT
|
ГОСТ
Р ИСО 23081-1-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1.
Принципы»
|
ИСО/МЭК Руководство 2
|
|
*
|
МЭК 82045-1
|
|
*
|
ИСО/МЭК Директивы. Часть 2
|
|
*
|
* Соответствующий
национальный стандарт отсутствует. До его утверждения рекомендуется
использовать перевод на русский язык данного международного стандарта.
Перевод данного международного стандарта находится в Федеральном
информационном фонде технических регламентов и стандартов.
Примечание - В настоящей таблице
использовано следующее условное обозначение степени соответствия стандартов:
- IDT - идентичный стандарт.
|
Ключевые слова: документ,
управление документами, система управления документами, разработка требований к
управлению документами, типовые требования к управлению документами,
специфические требования к управлению документами, требования к созданию
документов, требования к хранению документов, требования к доступу, требования
к обеспечению сохранности документов, требования к системам управления
документами